Как создать таблицу в excel

Выбор нужной области данных для добавления столбца

Перед тем, как добавить новый столбец в сводную таблицу Excel, вам необходимо выбрать нужную область данных, куда вы хотите добавить этот столбец.

Вы можете выбрать область данных, используя мышь:

• Наведите курсор на ячейку, которую вы хотите выбрать;
• Кликните на ячейке и, не отпуская кнопку мыши, выделите нужную область данных;
• Отпустите кнопку мыши, когда вы закончите выделение области данных.

Вы также можете выбрать область данных, используя клавиатуру:

1. Нажмите на клавише Tab или стрелку вправо, чтобы переместиться на следующую ячейку в строке;
2. Нажимайте на клавишу Shift вместе с клавишей Tab или стрелкой влево, чтобы переместиться на предыдущую ячейку в строке;
3. Продолжайте перемещаться по ячейкам, пока не выделите нужную область данных;
4. Нажмите клавишу Shift вместе с клавишей стрелке вниз, чтобы выделить все строки до нужной области данных;
5. Нажмите клавишу Shift вместе с клавишей стрелке вверх, чтобы выделить все строки от нужной области данных;
6. Нажмите клавишу Shift вместе с клавишей стрелке вправо, чтобы выделить все столбцы после нужной области данных;
7. Нажмите клавишу Shift вместе с клавишей стрелке влево, чтобы выделить все столбцы до нужной области данных.

После того, как вы выбрали нужную область данных, вы можете приступать к добавлению нового столбца в сводную таблицу Excel.

Параметры сводной таблицы в Excel

Для дальнейшего изучения темы построим более сложную таблицу (принцип построения не отличается от рассмотренного ранее).Исходные данные представляют список из 100 строк, где каждая запись отражает заработную плату сотрудников различных отраслей в определенных регионах:

Из примера видно, что сводная таблица представляет древовидную структуру, если используется более 1 поля. Корнем являются значения столбца, который в списке области «Названия строк» идет первым. Все последующие поля вкладываются в него и в друг друга, согласно своей очередности в списке, изменить которую можно простым перетаскиванием мыши. Каждую отдельную ветвь подобного дерева можно сворачивать и раскрывать. Данное свойство так же применимо к области названий столбцов.По умолчанию эксель задает сводным таблицам макет в сжатом виде. Его можно изменить через параметры (клик правой кнопкой мыши по области таблицы -> параметры сводной таблицы -> Вывод -> Классический макет) либо через конструктор:

Применение макета табличной формы позволяет расположить каждое поле в отдельном столбце и дополнительно вывести по нему промежуточные итоги.Если подводить дополнительно итог не требуется, то его нужно удалить, чтобы облегчить чтение таблицы. Достаточно правого клика мыши по нему и в списке снять галочку с соответствующего пункта. Для избавления от всех итогов кроме основных, на вкладке конструктор в разделе макет выберите «Промежуточные итоги» -> «Не показывать промежуточные суммы».

Так как сводная таблица представляет древовидную структуру, то название строки отображается только один раз. В Microsoft Excel, начиная с версии 2010, можно дополнительно применить к макету повторение подписей элементов.

Теперь законченная сводная таблица выглядит так на листе Excel:

Помимо рассмотренных свойств через параметры таблицы можно установить:

1. Имя сводной таблицы;
2. Объединение и выравнивание подписей;
3. Вывод значений для пустых ячеек;
4. Автоматическое изменение ширины столбцов;
5. Отображение общих итогов по строкам и столбцам;
6. Сортировку;
7. Печать;
8. Обновление и др.

Теперь Вы умеете пользоваться сводными таблицами Excel. Полученные здесь знания позволят Вам далее самостоятельно экспериментировать с ними и повышать свой навык.

Вперёд >

Новые статьи:

• Критерий Манна-Уитни

• Подключение MySQL в Excel

• Подключение Excel к SQL Server

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы я мог развивать его дальше.

Как создается сводная таблица в Excel

Перед составлением сводной таблички необходимо проверить соответствуют ли ее компоненты нескольким критериям

Если не обратить на это внимание, в дальнейшем могут возникнуть проблемы. Условия таковы:

• над каждым столбцом есть шапка с заголовком;
• каждая ячейка в таблице заполнена;
• установлены форматы ячеек (например, только формат «Дата» для дат);
• в одной ячейке указываются данные только одного формата;
• необходимо разделить объединенные ячейки.

Рассмотрим два метода создания табличного отчета.

Классический способ составления сводной таблицы

Для проверки этого способа воспользуемся табличкой с данными о продажах спортивных товаров. Нужно поставить цель создания таблицы, чтобы четко представить результат. Выясним с помощью сведения данных, сколько женских теннисных кроссовок продали в магазине. Сумма должна отобразиться в строке рядом с наименованием, даже если продажи разбросаны на несколько строк в источнике.

Упростить обновление сводной таблички возможно через подключение динамических изменений. При добавлении новой информации в начальную табличку результат вычислений изменится. Это необязательный шаг.

1. Нажимаем на одну из ячеек источника и открываем вкладку «Главная» в верхней части экрана. Нужно найти раздел «Стили», а в нем – функцию «Форматировать как таблицу». Выбираем понравившийся стиль.

1

2. На экране возникнет окошко, куда требуется добавить диапазон данных. Обычно строка уже заполнена, остается проверить координаты, поставить галочку в графе «Таблица с заголовками» и нажать «ОК».

2

На панели инструментов появится вкладка «Конструктор таблиц». Она будет возникать в верхней части экрана каждый раз при выборе ячеек отформатированной таблицы. Программа дает таблице имя, его всегда можно изменить. Переходим к основному этапу – составлению табличного отчета:

1. Необходимо открыть вкладку «Вставка», кликнуть по пункту «Сводная таблица» в левой части экрана.

3

2. На экране появится окошко для составления сводной таблицы. Выбираем диапазон данных, из него будет создан отчет. Сначала в строке появится имя первой таблички – если есть необходимость, можно выбрать другие ячейки или указать имя другой таблицы из того же документа.
3. Выберем место, где будет размещена сводная таблица. Ее можно поместить на тот же лист или на новый в одном документе с начальными данными.
4. После заполнения всех полей нажимаем «ОК».

4

5. Откроется окно для формирования таблички. В нем находится список полей и области настроек. В верхней части окна выбираем нужные поля. После этого перетаскиваем их в нужные области.

В заданной ситуации нужны несколько полей. «Пол» и «Вид спорта» попадают в категорию «Фильтры», «Наименование» – в область «Строки», «Сумма» перемещается в «Значение». Раздел «Столбцы» остается пустым.

5

Когда таблица сформирована, нужно применить выбранные фильтры. Разберем этот этап по шагам. Стоит вспомнить условие: нужно определить продажи женских теннисных кроссовок.

1. Открываем раздел «Пол» в таблице и выбираем «Женский», после этого кликаем «ОК».

6

2. Применяем фильтр к виду спорта – согласно условию, необходимо поставить галочку в графе «Теннис» и кликнуть «ОК».

Результат: на листе представлены только запрошенные данные. Информация о сумме в нескольких строчках с одинаковым наименованием суммируется.

7

Использование Мастера сводных таблиц

Составить отчет можно с помощью специального инструмента – Мастера сводных таблиц. Функция не находится в быстром доступе по умолчанию, поэтому сначала добавим ее туда.

1. Открываем вкладку «Файл», ее раздел «Параметры». Находим пункт «Панель быстрого доступа», в появившемся списке выбираем пункт «Мастер сводных таблиц и диаграмм». Кнопка «Добавить» станет активной, по ней нужно кликнуть, а после – нажать «ОК».

8

2. Начинаем работу с Мастером сводных таблиц нажатием на квадратный значок, появившийся в верхнем левом углу экрана.
3. Появится окно Мастера. Необходимо определить источник информации и вид отчета. В первом случае выбираем первый пункт – список или базу данных, во втором – сводную таблицу.

9

4. Второй шаг работы с Мастером – определение диапазона данных. Программа автоматически выбирает диапазон, поэтому нужно проверить правильный ли он. Если данные выбраны неправильно, выбираем ячейки вручную. После настройки диапазона нажимаем «Далее».

10

5. Определяем, где собираемся разместить сводную табличку. Если выбираете «Существующий лист», укажите конкретный лист из документа.

11

6. Заполняем форму сводной таблички по правилам классического метода и выставляем фильтры.

Как сделать сводную таблицу в Excel из нескольких листов

Для этого нам понадобится мастер сводных таблиц. Добавим его на панель быстрого доступа (самый верх окна – слева). Нажмите выпадающую стрелочку и выберите «Другие команды». Выберите все команды. И найдите мастер сводных таблиц Excel, кликните по нему, затем на «Добавить» и ОК. Значок появится сверху. У вас должны быть две идентичные по полям таблицы на разных листах. У нас это данные о поступлениях в отделы за май и июнь. Нажимайте на ярлык мастера сводных таблиц и выбирайте консолидацию диапазонов. Нам нужно несколько полей, а не одно. На следующем этапе выделите первый диапазон и нажмите кнопку «Добавить». Затем переключитесь на другой лист ( щелкните по его названию внизу) и снова «Добавить». У вас будут созданы два диапазона. Не стоит выделять всю таблицу целиком. Нам нужна информация о поступлениях в отделы, поэтому мы выделили диапазон, начиная со столбца «Отдел». Дайте имя каждому. Кликайте кружочек 1, затем в поле вписывайте «май», кликайте кружочек 2 и вписывайте в поле 2 «июнь». Не забывайте менять диапазоны в области. Должен быть выделен тот, который именуем. Щелкайте «Далее» и создавайте на новом листе. После нажатия на «Готово» получим результат. Это многомерная таблица, так что управлять ей довольно сложно. Поэтому мы и выбрали диапазон меньше, чтобы не запутаться в измерениях

Обратите внимание, что у нас уже нет четких названий полей. Их можно вытащить, нажав на пункты в верхней области

Снимая или устанавливая галочки, вы регулируете значения, которые вам необходимо увидеть. Неудобно и то, что расчет проводится для всех значений одинаковый. Как видите, у нас одно значение в соответствующей области.

Для чего в Excel нужны сводные таблицы

В оригинале этот термин звучит как Pivot Table, а перевод фразы несколько туманен: «таблица, которую можно менять, крутить, демонстрировать в разных проекциях». Что это означает? Интерпретация табличных данных – задача непростая. Обычно это делается с помощью формул, получая итоговые результаты в конце таблицы.

Если же требуется создавать сложные отчёты, используя фильтры и меняя исходные данные в нужной последовательности, сделать это стандартными средствами Excel если и можно, то очень сложно. А вот благодаря сводным таблицам такие отчёты создавать гораздо проще, как и различные диаграммы, позволяя только с помощью мышки группировать строки и столбцы, менять их местами, применять различные элементы управления.

Большинство регулярных пользователей Excel даже не догадываются о наличии такого мощного инструмента. Для наглядности приведём небольшой и показательный пример использования сводных таблиц Excel «для чайников».

Допустим, вы менеджер компании и отвечаете за ведение документации по продажам. Все сделки заносятся в таблицу с указанием всех деталей (продавец, покупатель, количество, сумма, дата продажи, адрес покупателя и т. д.). Руководитель просит отчёт о продажах по регионам.

Как мы поступаем? Создаём макет новой таблицы, в шапке которой указываем весь ассортимент реализуемых товаров, а в строках – наименования регионов. Для этого копируем из исходной таблицы столбец с товарами, удалив дубликаты. Используя режим специальной вставки, транспонируем этот столбец в шапку сводной страницы. Аналогичным образом поступаем с регионами, но, поскольку они располагаются в сводной таблице по вертикали, просто копируем без транспонирования.

В каждую ячейку суммируем выручку, используя функцию СУММЕСЛИМН. Наконец, внизу добавляем итоговые результаты и отправляем отчёт руководителю. Руководитель просит регионы расположить вверху, а товары – по строкам. Вы делаете новый отчёт за 5 минут, и получаете новое задание: предоставить данные по прибыли, а не выручке, то есть с учётом затрат. Что ж, немного изменяем формулу, и опять результат готов за считанные минуты. Наконец, поступает просьба подготовить такие отчёты по каждому продавцу, чтобы оценить их эффективность. И это для сводной таблицы не проблема, если знать, где располагаются нужные исходные данные!

Между тем любой пользователь Excel знает, насколько сложно выполнять подобные манипуляции в рамках исходной таблицы.

Поля сводной таблицы

Обратим особое внимание на один из шагов составления сводной таблички – выбор полей и распределение по областям. Для того чтобы понять метод работы с окном «Поля таблицы», рассмотрим его элементы по отдельности

17

В более новых версиях Microsoft Excel окно выглядит немного иначе, но функции сохраняются.

1. Форматы окна «Поля таблицы». В меню можно выбрать, какие разделы будут показаны на экране.
2. Список полей, которые добавляются в отчет.
3. В поле «Фильтры» нужно переместить показатели для дальнейшей фильтрации данных.
4. Поле «Столбцы» должно содержать указания о том, какие данные вывести в столбцах.
5. Назначение области «Строки» почти то же, что и у области «Столбцы» – указываем данные, которые будут выведены в строках.
6. В области «Значения» должны оказаться поля с числовым форматом для вычислений.

Методы суммирования данных в новом столбце сводной таблицы Excel

Excel предоставляет широкий выбор методов для суммирования данных в новом столбце сводной таблицы. Эти методы позволяют получить различные сводные значения и проводить анализ данных более глубоко.

1. Сумма

Метод «Сумма» позволяет сложить все значения в выбранных ячейках столбца и представить общую сумму в новой ячейке сводной таблицы. Этот метод полезен при анализе общего объема данных, например, суммы продаж в разных категориях товаров.

2. Среднее значение

Метод «Среднее значение» позволяет найти среднее арифметическое всех значений в выбранных ячейках столбца и представить его в новой ячейке сводной таблицы. Такой метод помогает определить среднюю стоимость товаров или среднее время выполнения задачи.

3. Максимум и минимум

Методы «Максимум» и «Минимум» позволяют найти наибольшее и наименьшее значения в выбранных ячейках столбца соответственно

Эти методы полезны, когда важно определить самые высокие и самые низкие значения данных, например, максимальная и минимальная температуры

4. Количество

Метод «Количество» позволяет подсчитать количество непустых ячеек в выбранном столбце

Этот метод полезен, когда важно определить количество записей, например, количество проданных товаров или количество выполненных задач

5. Среднее итоговое значение

Метод «Среднее итоговое значение» позволяет найти среднее арифметическое значений в итоговой строке сводной таблицы. Этот метод полезен для расчета средних значений по разным категориям данных.

Выбор подходящего метода суммирования данных в новом столбце сводной таблицы зависит от задачи анализа данных и конкретного вопроса, на который вы хотите получить ответ. Используйте эти методы в Excel, чтобы получить более полное представление о данных и сделать осознанные решения на основе анализа.

Сводные таблицы в Excel 2003

Описанные выше действия подходят для современных редакторов (2007, 2010, 2013 и 2016 года). В старой версии всё выглядит иначе. Возможностей, разумеется, там намного меньше.

Для того чтобы создать сводную таблицу в Экселе 2003 года, нужно сделать следующее.

1. Перейти в раздел меню «Данные» и выбрать соответствующий пункт.

2. В результате этого появится мастер для созданий подобных объектов.

3. После нажатия на кнопку «Далее» откроется окно, в котором нужно указать диапазон ячеек. Затем снова нажимаем на «Далее».

4. Для завершения настроек жмем на «Готово».

5. В результате этого вы увидите следующее. Здесь нужно перетащить поля в соответствующие области.

6. К примеру, может получиться вот такой результат.

Становится очевидно, что создавать подобные отчеты намного лучше в современных редакторах.

Что такое сводная таблица Excel и почему это удобно

Сводная таблица в Excel — это мощный инструмент для анализа и обработки больших объемов данных. Он помогает понять, как данные соотносятся друг с другом, выявить тенденции, закономерности, сгруппировать их по выбранным критериям и показать результат. Таблица позволяет быстро создать сводный отчет из сотен тысяч строк данных за несколько кликов. 

Профессия / 12 месяцев
Аналитик данных

Находите закономерности и делайте выводы, которые помогут бизнесу

Аналитик данных

Сводные таблицы создал разработчик Пито Салас в 1986 году. Разрабатывая программу для работы с электронными таблицами Lotus Improv, он начал замечать в данных закономерности, которые возникали при объединении разных таблиц. Он понял, что это может быть полезным инструментом для анализа данных, и создал сводные таблицы. Microsoft добавила функциональность сводных таблиц в Excel только в 1994 году. С тех пор на сводных таблицах держится многое в самых разных отраслях: финансах, маркетинге, продажах, закупках.

И не только финансовая. Источник

Например, маркетолог составляет маркетинговый план, в котором подробно описывает продвижение в разных каналах. Чтобы руководитель мог быстро и легко оценить эффективность этого плана, маркетолог создает сводную таблицу, которая объединяет информацию из всех задействованных документов. В этой таблице можно сравнить доходы, расходы и эффективность разных каналов в одном месте, без необходимости переключаться между документами. 

Сводные таблицы можно использовать даже для анализа личного бюджета. Например, чтобы посмотреть, сколько денег потратили на каждую категорию товаров в течение года, вы можете создать сводную таблицу, где строки будут группироваться по категории товаров, а столбцы — по месяцам.

Управление сводными таблицами в Excel

Сводная таблица – мощный инструмент Microsoft Excel. С ее помощью пользователь анализирует большие по объему диапазоны, подводит итоги всего в несколько кликов, выводит на экран только нужную в данный момент информацию.

Фильтр в сводной таблице Excel

В сводную таблицу можно преобразовать практически любой диапазон данных: итоги финансовых операций, сведения о поставщиках и покупателях, каталог домашней библиотеки и т.д.

Для примера возьмем следующую таблицу:

Создадим сводную таблицу: «Вставка» — «Сводная таблица». Поместим ее на новый лист.

Мы добавили в сводный отчет данные по поставщикам, количеству и стоимости.

Напомним, как выглядит диалоговое окно сводного отчета:

Перетаскивая заголовки, мы задаем программе инструкции для формирования сводного отчета. Если случайно допустим ошибку, из нижней области можно удалить заголовок, заменить его другим.

По данным, которые помещены в поле «Значения», подводятся итоги. В автоматическом режиме – сумма. Но можно задать «среднее», «максимум» и т.д. Если сделать это нужно для значений всего поля, то щелкаем по названию столбца и меняем способ представления итогов:

Например, среднее количество заказов по каждому поставщику:

Итоги можно менять не во всем столбце, а только в отдельной ячейке. Тогда щелкаем правой кнопкой мыши именно по этой ячейке.

Установим фильтр в сводном отчете:

1. В перечне полей для добавления в таблицу ставим галочку напротив заголовка «Склад».
2. Перетащим это поле в область «Фильтр отчета».
3. Таблица стала трехмерной – признак «Склад» оказался вверху.

Теперь мы можем отфильтровать значения в отчете по номеру склада. Нажимаем на стрелочку в правом углу ячейки и выбираем интересующие нас позиции:

В отчете отображается информация только по первому складу. Вверху видим значение и значок фильтра.

Отфильтровать отчет можно также по значениям в первом столбце.

Сортировка в сводной таблице Excel

Немного преобразуем наш сводный отчет: уберем значение по «Поставщикам», добавим «Дату».

Сделаем таблицу более полезной – сгруппируем даты по кварталам. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по любой ячейке с датой. В выпадающем меню выберем «Группировать». Заполним параметры группировки:

После нажатия ОК сводная таблица приобретает следующий вид:

Отсортируем данные в отчете по значению столбца «Стоимость». Кликнем правой кнопкой мыши по любой ячейке или названию столбца. Выбираем «Сортировка» и способ сортировки.

Значения в сводном отчете поменяются в соответствии с отсортированными данными:

Теперь выполним сортировку данных по дате. Правая кнопка мыши – «Сортировка». Можно выбрать способ сортировки и на этом остановиться. Но мы пойдем по другому пути. Нажмем «Дополнительные параметры сортировки». Откроется окно вида:

Установим параметры сортировки: «Дата по убыванию». Кликнем по кнопке «Дополнительно». Поставим галочку напротив «Автоматической сортировки при каждом обновлении отчета».

Теперь при появлении в сводной таблице новых дат программа Excel будет сортировать их по убыванию (от новых к старым):

Формулы в сводных таблицах Excel

Сначала составим сводный отчет, где итоги будут представлены не только суммой. Начнем работу с нуля, с пустой таблицы. За одно узнаем как в сводной таблице добавить столбец.

1. Добавим в отчет заголовок «Поставщик». Заголовок «Стоимость» три раза перетащим в поле «Значения» — в сводную таблицу добавятся три одинаковых столбца.
2. Для первого столбца оставим значение «Сумма» для итогов. Для второго – «Среднее». Для третьего – «Количество».
3. Поменяем местами значения столбцов и значения строк. «Поставщик» — в названия столбцов. «Σ значения» — в названия строк.

Сводный отчет стал более удобным для восприятия:

Научимся прописывать формулы в сводной таблице. Щелкаем по любой ячейке отчета, чтобы активизировать инструмент «Работа со сводными таблицами». На вкладке «Параметры» выбираем «Формулы» — «Вычисляемое поле».

Жмем – открывается диалоговое окно. Вводим имя вычисляемого поля и формулу для нахождения значений.

Получаем добавленный дополнительный столбец с результатом вычислений по формуле.

Экспериментируйте: инструменты сводной таблицы – благодатная почва. Если что-то не получится, всегда можно удалить неудачный вариант и переделать.

• Excel Formula Examples
• Создать таблицу
• Форматирование
• Функции Excel
• Формулы и диапазоны
• Фильтр и сортировка
• Диаграммы и графики
• Сводные таблицы
• Печать документов
• Базы данных и XML
• Возможности Excel
• Настройки параметры
• Уроки Excel
• Макросы VBA
• Скачать примеры