Хранение и передача информации (§§ 7, 8)

Плюсы и минусы использования бумажного носителя

Бумажный носитель, несмотря на развитие электронных и цифровых технологий, до сих пор широко применяется в различных сферах человеческой деятельности. Однако, его использование имеет и свои позитивные, и негативные стороны.

Плюсы использования бумажного носителя:

Физическая осязаемость и удобство использования: бумажный носитель может быть легко обработан, перевернут, чтобы найти нужную информацию, отмечен заметками и пометками. А также к нему легко привыкнуть, особенно для тех, кто вырос со старыми технологиями.
Безопасность данных: бумажный носитель обеспечивает отсутствие рисков потери данных из-за сбоев в электронных системах или хакерских атак. Также, информация на бумаге не подвержена случайному удалению или вирусным атакам.
Надежность и долговечность: бумага, правильно хранящаяся, может сохраняться в течение десятилетий или даже столетий, в отличие от электронных устройств, информация на которых может быть утеряна из-за естественного износа.
Экологическая устойчивость: бумага является возобновляемым ресурсом и, при правильной переработке, может быть снова использована для производства новой бумаги или энергии. В то время как производство электронных устройств и хранение данных на серверах потребляют большое количество энергии и имеют отрицательное влияние на окружающую среду.

Минусы использования бумажного носителя:

Ограниченный объем хранения: бумага имеет ограниченный объем, поэтому с ростом информации и документов может возникнуть проблема с их физическим хранением и организацией.
Затраты на печать и распространение: печать, копирование и распространение бумажных документов требуют затрат на бумагу, тонер, принтеры и другое оборудование. Это может быть затратным процессом в долгосрочной перспективе.
Ограниченная доступность и поиск информации: поиск требуемой информации на бумажных носителях может быть затруднительным и требовать времени. В отличие от электронных устройств, где информацию можно найти с помощью поиска по ключевым словам.
Уязвимость к повреждениям: бумажный носитель может быть поврежден в результате пожара, наводнения или других стихийных бедствий, что может привести к полной потере информации.

Плюсы и минусы использования бумажного носителя можно оценивать в зависимости от специфики задачи, доступности электронных аналогов и личных предпочтений. В конечном итоге, оптимальное решение может быть найдено с помощью комбинации использования бумажного и электронного носителей.

Письменная форма документа: что это и как выбрать?

Виды письменной формы документа

Документы могут быть представлены в различных формах, включая бумажный и электронный вид.

Бумажная форма документа предполагает физическое наличие бумажного носителя, на котором информация записана. Такие документы могут быть напечатаны на принтере или заполнены вручную. Бумажная форма документа имеет свои преимущества, такие как простота использования, эстетический вид и возможность физического хранения документов.

Электронная форма документа представляет собой файл, который может быть просмотрен и редактирован с помощью компьютерной программы. Электронные документы могут быть сохранены на жестком диске, в облаке или на другом электронном носителе. Электронная форма документа обеспечивает быстрый доступ к информации, легкость копирования и передачи, а также возможность автоматической обработки данных.

Как выбрать письменную форму документа?

Выбор между бумажным и электронным видом документа зависит от нескольких факторов.

Во-первых, необходимо учесть требования к документу. Некоторые организации или сферы деятельности могут требовать предоставления документов в определенной форме. Например, юридические документы обычно требуются в бумажной форме с оригинальной подписью. В то же время, электронная форма документа может быть удобна при передаче информации по электронной почте или при автоматической обработке данных.

Во-вторых, следует учитывать доступность и удобство использования того или иного носителя документа. Бумажные документы могут быть легко доступными и понятными для тех, кто не имеет доступа к компьтеру или не владеет компьютерными навыками. Однако, электронные документы обеспечивают быстрый доступ и легкость поиска информации.

В-третьих, стоит учесть возможность взаимодействия с другими участниками процесса. Если необходимо обмениваться документами с другими людьми или организациями, то электронный вид документа может быть более удобным и экономичным способом передачи информации.

Конечный выбор между бумажным и электронным видом документа зависит от конкретных задач и предпочтений. Некоторые документы могут быть представлены в обоих видах с целью сохранения и обмена информацией.

Что выбрать

Если говорить о восприятии книг мозгом, то бумажные книги имеют большее преимущество с точки зрения усвоения информации и вовлеченности когнитивных процессов. Но это не означает, что электронные книги бесполезны. Делать выбор в пользу тех или иных носителей — скорее дело привычки. Точно так же, как мы когда-то научились читать с листа, мозг может привыкнуть читать с экрана. Наш мозг умеет адаптироваться к новым обстоятельствам и непривычным нагрузкам. Это отлично прослеживается в обучении скорочтению.

Чтобы научиться быстро воспринимать, читать, усваивать текстовую информацию, мозгу нужно перестроить процессы мышления. Для этого при обучении скорочтению даются специальные упражнения, например, на балансировку полушарий мозга. После прохождения курса ученик может одинаково быстро читать как с листа, так и с экрана

Скорочтение не только ускоряет мыслительные процессы, но и усиливает внимание, тренирует память, повышает общую продуктивность. Научитесь моментально схватывать информацию, выделять суть и быстрее думать с курсом «Скорочтение» от Викиум

Он состоит из 21 урока, включает 8 специально разработанных тренажеров — в том числе, на внимание, память, межполушарное равновесие, расширение поля зрения. Эти навыки помогут вам в любой деятельности, позволят лучше адаптироваться к новым обстоятельствам. Станьте продуктивнее всего за 3 недели вместе с Викиум!

Экологическая природа бумажного носителя

Бумажный носитель имеет множество экологических преимуществ, благодаря которым его популярность не угасает со временем. В этом разделе мы рассмотрим несколько основных факторов, которые делают бумажный носитель экологически дружелюбным и устойчивым к использованию.

Перерабатываемость

Бумага является перерабатываемым материалом, что означает, что она может быть вторично использована после первичного использования. Бумажный носитель можно перерабатывать до нескольких раз, что помогает в сокращении объема отходов и сохранении природных ресурсов.

Полностью биоразлагаемый

Бумага производится в основном из древесины, которая является натуральным материалом. В отличие от некоторых пластиковых материалов, бумага полностью биоразлагается и не оставляет после себя вредных отходов или токсичных веществ.

Устойчивое лесное хозяйство

Многие предприятия, занимающиеся производством бумаги, работают по принципам устойчивого лесного хозяйства. Это означает, что они заботятся о сохранении и восстановлении лесных ресурсов, предпринимая меры по посадке новых деревьев и соблюдению сезонных циклов роста.

Энергоэффективность

Процесс производства бумаги требует меньше энергии, чем, например, производство пластика или алюминия. Это делает бумажный носитель более экономически эффективным и устойчивым с точки зрения использования природных ресурсов.

Возможность переноса информации

Бумага является классическим носителем информации и может быть использована для печати текста, изображений и других типов данных. Она обладает простотой и удобством использования, что делает ее популярным выбором для различных целей — от печати книг и журналов до создания визитных карточек и баннеров.

Устойчивость к техническим проблемам

При использовании бумажного носителя нет риска сбоя или потери данных, что иногда может произойти при использовании электронных устройств. Бумага также устойчива к вирусам и хакерским атакам, что делает ее надежным и безопасным способом хранения информации.

Легкость в ремонте и модификации

В случае некорректной информации или ошибок, бумага может быть легко исправлена или модифицирована. Просто достаточно вырезать или перепечатать нужную часть документа, что делает ее удобной и доступной для редактирования.

Преимущества бумажного носителя:
Перерабатываемость
Бумажный носитель может быть вторично использован и переработан.

Биоразлагаемость
Бумага полностью разлагается и не наносит вред окружающей среде.

Устойчивое лесное хозяйство
Многие предприятия, производящие бумагу, придерживаются принципов устойчивого лесного хозяйства.

Энергоэффективность
Производство бумаги требует меньше энергии, чем другие материалы.

Возможность переноса информации
Бумага является удобным и простым носителем информации.

Устойчивость к техническим проблемам
Бумажный носитель не подвержен сбоям и взломам, как электронные устройства.

Легкость в ремонте и модификации
Бумага может быть легко исправлена или изменена.

Список литературы:

1. ГОСТ З 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

2. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. – К.: Знання, 2006.

3.https://www.bestreferat.ru/referat-248595.html

Предпосылки возникновения науки управления.
Защита информации в информационных системах
Накопление капитала
ВИДЫ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ (Понятие и содержание категории «муниципальное образование»)
Административное-правовое обязанности граждан
Индикаторные панели (Информационные технологии в профессиональной деятельности)
Основные виды инвестиций, их классификация.
Понятие оптимального портфеля.
Общая классификация ценных бумаг.
Анализ инвестиционных качеств ценной бумаги на примере портфелей ценных бумаг АО «Юникредит Банк».
Организация и технологии товародвижения (Теоретические и методические основы совершенствования системы товародвижения на предприятии.)
Основные макроэкономические проблемы и их особенности в российской экономике (Основные макроэкономические проблемы и их особенности в российской экономике.)

Сохранность и специфика использования

Бумажный носитель является одним из наиболее старых и распространенных средств хранения и передачи информации. Он отличается высокой надежностью и сохранностью данных, что делает его популярным среди организаций и частных лиц.

Одним из ключевых преимуществ бумажного носителя является его защита от взлома и хакерских атак. При использовании электронных носителей информация может быть подвержена краже, взлому или случайной утрате. В то время как бумажный документ может быть физически уничтожен или потерян, восстановление и получение доступа к данным требует гораздо больше усилий и времени, что повышает уровень конфиденциальности информации.

Кроме того, бумажный носитель удобен в использовании в ситуациях, когда нет доступа к электронным устройствам или сети. Например, во время путешествий или природных катастроф, когда электроэнергия может быть отключена, бумажные документы остаются доступными и пригодными для использования. Также они не требуют использования специального программного обеспечения или технических навыков для чтения и понимания содержания.

Однако стоит отметить, что использование бумажного носителя также имеет свои особенности. Во-первых, бумажные документы занимают физическое пространство и могут быть неудобны для хранения большого объема информации. Они могут быть утеряны, погребены под кучей других документов или повреждены

Поэтому важно организовать правильное хранение и архивирование бумажных носителей для обеспечения их сохранности и доступности

Во-вторых, бумажные документы могут быть эффективно скопированы или фотографированы, что делает возможным несанкционированное распространение информации

Поэтому важно принять меры по защите бумажных документов, такие как использование сейфов, шифрования или установку средств видеонаблюдения, чтобы предотвратить несанкционированный доступ к ним

В целом, бумажный носитель остается востребованным и необходимым средством сохранения информации. Он обеспечивает высокий уровень надежности и конфиденциальности данных, а также удобен для использования в ситуациях, когда доступ к электронным устройствам невозможен. Однако его использование требует соответствующих мер безопасности и организации правильного хранения и доступа к документам.

Восприятие еще до чтения

Дети в школах до сих пор учатся читать по бумажным книгам. Несмотря на повсеместное распространение гаджетов, физический носитель — книга, которую можно потрогать, ощутить вес, перелистывать, несет большую ценность для мозга. Этот одно из главных отличий

Сначала мы фокусируем свое внимание на самой книге, оцениваем ее объем, смотрим на обложку и подключаем тактильные ощущения. Качество переплета и вес книги в руках тоже оказывают на нас воздействие и настраивают на чтение

Например, если перед нами небольшой сборник рассказов, мы понимаем, что быстро его осилим. А четырехтомник «Войны и мира» одним своим видом готовит мозг к сложной работе.

История создания бумаги

Бумага является одним из самых удобных материалов для фиксации информации и была изобретена несколько тысяч лет назад. Ее история начинается в Древнем Китае, где ее изготавливали из растительных волокон, таких как льняное и конопляное волокно, а также шелк.

Первые упоминания о бумаге датируются III веком до нашей эры. В то время она изготавливалась склеиванием множества тонких слоев, сформированных из различных видов волокон. Этот способ был очень кропотливым и сложным, так как необходимо было очень тонко нарезать волокна и сложить множество слоев бумаги на друг друга.

В XI веке из Китая бумага попала на территорию современной России через ханство Кипчаков. В России она стала известна как «китайская бумага» или «кипчакская бумага».

В Европу бумага пришла в XII веке. Изначально она была доступна только владелицам монастырских скрипториев и представителям духовенства. Бумага начала изготавливаться в торговом городе Фабриано в Италии. Затем производство развилось во Франции и Германии.

Сегодня бумага производится из различных видов волокон, включая древесные и волокна растительного происхождения, а также из переработанных отходов.

Глава 1. Документ.

Документ — сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность — это задача, которая решается с помощью системного подхода — методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов — систем (греч. sistema — целое, составленное из частей, соединение).

Документ представляет собой:

Система — множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство.

Элемент — предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т. д.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев.

Документ как целое — это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций

Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования

Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету; по совокупности признаков можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от признака свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.

Формы носителей документации

Носитель документированной информации — это объект, на котором закреплена и хранится информация в текстовой, графической или звуковой форме. Одним из важных аспектов документации является форма носителя, которая определяет способ представления и передачи информации. Вот некоторые формы носителей документации.

Бумажный носитель. Одной из самых распространенных форм носителя документации является бумага. Это долговечный, портативный и относительно недорогой способ хранения информации. Бумажные документы могут быть организованы в папках, файловых ящиках или архивах.
Электронный носитель. С развитием технологий электронный носитель стал все более популярным. Он позволяет хранить большие объемы информации на компьютерах, флэш-накопителях, в облаке или на других устройствах хранения данных. Электронные документы могут быть организованы в виде файловых структур, баз данных или онлайн ресурсов.
Оптический носитель. Оптические носители, такие как CD, DVD или Blu-ray диски, позволяют записывать и хранить информацию в цифровой форме. Они имеют большую емкость по сравнению с бумагой, но требуют специального оборудования для чтения и записи. Оптические носители также используются для резервного копирования данных.
Магнитный носитель. Магнитные носители, такие как магнитные ленты или жесткие диски, используют магнитные поля для хранения и чтения данных. Они обладают высокой емкостью и быстрым доступом к информации. Магнитные носители широко используются в компьютерах, видео- и аудиозаписи.
Звуковой носитель. Звуковые носители, такие как аудиокассеты, компакт-диски или виниловые пластинки, предназначены для хранения и воспроизведения звуковой информации. Они используются в музыке, радио, аудиоплеерах и других аудиоустройствах.

Каждая форма носителя документации имеет свои преимущества и ограничения, и выбор определенной формы зависит от требований хранения, доступности и удобства использования информации.

Типы носителей данных

На рынке доступно несколько типов носителей данных. Это прежде всего:

флешки
внешние диски HDD и SSD
карты памяти SD и microSD
сетевые диски (нас)
Blu-Ray диски или уходящий в небытие CD/DVD.

Хотя каждый из них выполняет одну и ту же функцию – хранение данных, различия между ними будут в основном связаны с их использованием.

Флешка

Самый распространенный тип цифровых носителей данных, который характеризуется флэш-памятью. Небольшой размер флешек является их плюсом и минусом одновременно. Они не занимают много места, но их легко потерять.

Запись файлов на флешку происходит быстро, благодаря широко используемому стандарту USB 3.0. Кроме того, нежелательные файлы могут быть удалены с него без проблем, поэтому это универсальное устройство.

Самые популярные емкости флешек-ок. 256GB, но мы находим модели с даже 1TB файлового пространства.

Внешний диск (HDD и SSD)

Внешние жесткие диски и SSD-это решения для людей, которые заботятся о хранение больших файловых архивов. Эти устройства оснащены портами USB 3.0, которые позволят вам подключаться к любому компьютеру, а также быстро передавать файлы.

Разница между HDD и SSD — это, прежде всего, скорость записи данных. На SSD она намного выше-до 1000MB / s, а само устройство работает бесшумно.

Пространство для файлов на внешних жестких дисках может достигать 20TB, в то время как в SSD в настоящее время это нормально. 8ТБ.

Карта памяти microSD и SD

Такие внешние носители данных из-за их минималистичных размеров (24X32X2, 1 мм для SD-карты) имеют применение в фотокамерах и видеокамерах, а также некоторых смартфонах или планшетах.

Для передачи данных с SD-карты на компьютер может потребоваться специальный SD-адаптер, подключаемый через USB. В значительной части ноутбуков встроено устройство чтения SD-карт.

Карты памяти SD и microSD способны хранить до 256, 512 ГБ данных, хотя уже появляются модели емкостью до 1 ТБ. Из-за высокой цены они еще не популярны.

Сетевые диски нас

Сетевой диск или сервер нас-это внешний носитель данных, который позволяет удаленно получать доступ к файлам, хранящимся на нем. Это, конечно, обеспечивает постоянное подключение к сети.

Сетевые диски позволяют получать доступ к сохраненным файлам удаленно и могут быть сопоставлены с персональным облаком (например, сервисом Google Drive, Dropbox или OneDrive).

Это позволяет сохранять или загружать файлы с нескольких устройств одновременно.

Из-за возможности установки внутри нас нескольких дисков емкость серверов достигает нескольких терабайт. Это позволяет сохранять на нем очень много данных и резервных копий.

CD, DVD, Blu-Ray

Компакт-диски и DVD-диски постепенно уходят в небытие из-за удаления дисков в новых ноутбуках. В настоящее время гораздо чаще приходится запастись дополнительным проигрывателем дисков, подключаемым к ноутбуку через USB.

Диски Blu-Ray, в свою очередь, постоянно используются для сохранения видеофайлов высокой четкости – до нескольких сотен гигабайт емкости.

Облачные диски (альтернатива)

Облачные диски — самое популярное в последнее время решение для хранения данных. Они позволяют получить доступ к сохраненным файлам из любой точки мира, где есть доступ в интернет. В свою очередь, широкий спектр поставщиков облачных дисков позволяет вам адаптировать план, наиболее подходящий для ваших индивидуальных потребностей.

Облачные диски почти на 100% не рискуют повредить наши данные (но только для известных брендов и платных версий). Мы также не рискуем потерять физический носитель с файлами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На протяжении нескольких тысячелетий вместе с эволюцией человечества развивались и средства передачи информации

С каждым столетием объём информации увеличивался, возрастала важность её документирования. Рассмотрев различные носители информации, раскрыв материальную составляющую документа, можно сделать вывод, что существует три основных сущностных подхода к формулированию понятия документа: как материального объекта; как носителя информации; как документированной информации

В течение, длительного времени главенство в термине принадлежало носителю. Под материальной составляющей документа имеют в виду: материальную основу документа; форму носителя информации; 3) способ документирования или записи информации. Носители информации самым тесным образом связаны не только со способами и средствами документирования, но и с развитием технической мысли. Отсюда – непрерывная эволюция типов и видов материальных носителей. Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при минимальных физических размерах носителя.

Когда-нибудь в России будет использоваться многофункциональный носитель, в котором будет храниться информация о человеке, позволяющий его использование одновременно как документ: устанавливающий личность, несущий в себе информацию банковских карт, медицинские данные о заболеваниях, его можно будет использовать в транспорте, библиотеке и т. д. Это всё будет возможным только при развитии документоведения, информатики, юриспруденции, и будет зависеть от людей готовы ли они к таким глобальным переменам.